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Trap No. 1

這是最致命的一步。很多老板一上來就問：“市面上哪個OA最好？”這就好比問“世界上最好的車是哪款？”——答案完全取決于你想干什么。

① 錯把“想要”當“需要”：銷售給你演示酷炫的AI功能、大數(shù)據(jù)看板，你心動了。但你的核心需求可能只是讓員工報銷能快一點。

② 忘了“誰”是使用者：系統(tǒng)是給全員用的，但選型時只有IT和老板在場。財務覺得好用的流程，業(yè)務部門可能覺得是枷鎖。

怎么辦？

開會。把各個部門的頭兒叫到一起，就問幾個最簡單的問題：

① “你每天花時間最多的重復性工作是什么？”（找審批、填表格、要簽字）

② “部門之間扯皮最多的事是什么？”（責任不清、信息不通）

③ “你最希望新系統(tǒng)幫你解決哪個問題？”

把答案記下來，這就是你的核心需求清單。帶著這份清單去看產(chǎn)品，銷售再吹得天花亂墜，你只需問一句：“這個功能，怎么解決我清單上的第X個問題？”

Trap No. 2

你給公司買了個OA，剛好滿足現(xiàn)在100人的規(guī)模。結(jié)果一年后公司發(fā)展到300人，系統(tǒng)卡死、崩潰了。怎么辦？推倒重來？

系統(tǒng)必須要有“成長性”。你需要考慮：

① 人員規(guī)模：支持多少人同時在線？從100人到1000人，系統(tǒng)會不會趴窩？

② 業(yè)務變化：明年要開新業(yè)務線，流程能不能快速調(diào)整？還是需要找原廠花大價錢二次開發(fā)？

③ 數(shù)據(jù)積累：三年后，系統(tǒng)里存了幾十萬份文件、流程記錄，檢索速度會不會慢成蝸牛？

選型時，多問一句：“如果我們規(guī)模翻倍，業(yè)務更復雜，這個系統(tǒng)能輕松應對嗎？” 看廠商如何回答，這能幫你篩掉那些“小作坊”產(chǎn)品。

Trap No. 3

報價10多萬的系統(tǒng)，最后可能花了60萬。多出來的錢在哪？

① 二次開發(fā)費：“這個功能我們標準版沒有，但可以做，加10萬?！?/span>

② 集成費用：“要跟你們的財務軟件打通？這是定制服務，另算。”

③每年維護費：通常占軟件款的15%-20%，年年要交。

④ 培訓費：只培訓管理員和全員培訓，價格天差地別。

避坑秘訣：讓廠商提供一份包含所有可能費用的明細報價單，白紙黑字寫進合同。 并且，優(yōu)先考慮那種“配置化”程度高的產(chǎn)品，大部分需求通過后臺設置就能完成，而不是動不動就要寫代碼開發(fā)。

Trap No. 4

你給公司買了個OA，功能強大，但操作復雜，界面難看。結(jié)果就是：員工陽奉陰違，線下流程照舊，系統(tǒng)形同虛設。系統(tǒng)的“易用性”比“功能性”更重要。 再強大的功能，如果沒人用，就等于零。

怎么判斷好不好用？

① 一定要親自試用！ 別光看演示。申請一個測試賬號，讓幾個核心員工真實地用上幾天。

② 重點看手機端。 現(xiàn)在誰還天天坐電腦前？報銷、審批、查資料，主要都在手機上完成。手機APP卡不卡？流程順不順？

③ 聽聽“90后”、“00后”員工的意見。 他們是互聯(lián)網(wǎng)原住民，對軟件體驗最敏感。如果他們都說難用，這系統(tǒng)大概率推廣不下去。

Trap No. 5

系統(tǒng)上線只是開始，后面的使用過程才是真正的考驗。當你遇到問題，是秒回解決，還是石沉大海？

供應商不是賣完就走的“賣家”，而是未來幾年要并肩作戰(zhàn)的“戰(zhàn)友”。

如何考察供應商？

① 看案例：不要只看它有多少客戶，要問它有沒有你同行業(yè)的成功案例。最好能要到聯(lián)系方式，你去問問真實口碑。

② 考反應：在選型期間，故意提幾個技術或業(yè)務問題，看看對方的響應速度和專業(yè)程度。這基本就是未來售后服務的縮影。

③ 看誠意：對方是只想賣給你一個最貴的套餐，還是真心根據(jù)你的需求給出性價比最高的方案？